Référentiel CNIL : quelles sont les durées de conservation des documents en ESSMS ?

Publié en septembre 2023, le référentiel de la CNIL apporte des directives précises sur la durée de conservation des données et des dossiers dans les domaines social et médico-social. 

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Ce guide inclut des recommandations pour la gestion de divers types de données, allant des dossiers administratifs et médicaux au suivi social. 

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Dans cet article, retrouvez un aperçu complet des durées de conservation réglementaires et des conseils de la CNIL, qui, bien que non obligatoires, sont fortement recommandés.

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Préambule : focus sur la durée de conservation en base intermédiaire

Dans certaines sections du référentiel est examiné l'archivage intermédiaire, où certaines données peuvent être conservées pour des raisons légales, telles que des obligations comptables, sociales, ou fiscales, ou pour leur valeur administrative, comme dans le cadre de preuves légales. 

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Il est souligné que la conservation de ces données doit être justifiée par écrit, avec une nécessité avérée et validée par le responsable de traitement. De plus, la durée de cet archivage doit être déterminée suite à une analyse rigoureuse et documentée.

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Associations : gestion des membres et prospects

Voici les durées recommandées par la CNIL (ces durées ne revêtent pas un caractère obligatoire).

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Gestion des opérations d'appels aux dons

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→ Durée de conservation en base active : 

• Auprès des membres : durée nécessaire à la réalisation de l'objectif poursuivi par la collecte.
• Auprès des prospects : durée nécessaire à la réalisation de la campagne de collecte de dons

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus.

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Lorsqu'une personne s'oppose, les informations qu'elle fournit pour étayer sa demande doivent être conservées pendant au moins 3 ans à compter du dernier contact avec cette personne. Ces données ne doivent être utilisées que pour gérer le droit en question et seules les informations indispensables à cette gestion doivent être retenues, telles que l'adresse mail.

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Gestion des membres (gestion administrative, gestion des cotisations, annuaire des membres, etc.)

→Durée de conservation en base active : 

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Les données à caractère personnel du membre ne peuvent être conservées après sa démission, sa radiation ou son départ, sauf consentement de l’intéressé.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus.

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Accompagnement, et suivi social et médico-social des personnes âgées, en situation de handicap ou en difficulté

Voici les durées recommandées par la CNIL et les durées obligatoires imposées par la réglementation.

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Données traitées pour les besoins de l’accueil, l'hébergement et l’accompagnement social et médico-social des personnes (hors dossier médical)

Ces durées sont recommandées par la CNIL et ne revêtent pas un caractère obligatoire.

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→ Durée de conservation en base active : 

• 2 ans à compter du dernier contact avec la personne ayant fait l'objet du suivi, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires.
• Cas particulier : en cas de décès, les données devront être archivées afin de répondre aux obligations prévues par les dispositions du Code de la Santé Publique (CSP).

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus.

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Dossier médical

Ces durées obligatoires sont exigées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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Le temps de la prise en charge de la personne concernée.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

• 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire au sein de l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. 
• Si la personne titulaire du dossier décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant une durée de 10 ans à compter de la date du décès.

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Dossiers des personnes et des familles accueillies dans les centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS)

Ces durées obligatoires sont imposées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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2 années civiles après la sortie de la personne accueillie.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus. 

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Dossiers des personnes et des familles accueillis dans les CADA, HUDA et CAES

Concernant les dossiers des centres d’accueil pour demandeurs d’asile (CADA), les centres d’hébergement d’urgence pour demandeurs d’asile (HUDA), les centres d’accueil et d’évaluation des situations (CAES) voici les durées obligatoires ordonnées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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2 années civiles après la sortie de la personne accueillie.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus.

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Données traitées dans le SI « Application gestion du dispositif national d’accueil des demandeurs d’asile (DNA) »

Ces durées obligatoires sont imposées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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2 ans à compter de la notification de la décision définitive sur la demande d’asile

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus.

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Contrat de travail à durée déterminée conclu entre une personne sans emploi et un atelier chantier d’insertion

Voici les durées recommandées par la CNIL (ces durées ne revêtent pas un caractère obligatoire).

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→ Durée de conservation en base active : 

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Pendant la durée de la relation de travail.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Les données peuvent être conservées en archivage intermédiaire en cas de contentieux, et ce, pendant la durée de la prescription de l'action civile de droit commun de 5 ans.

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Accompagnement et suivi social et médico-social des mineurs et des jeunes majeurs

Voici les durées recommandées par la CNIL : 

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Données traitées pour les besoins de l’accompagnement social, socio-éducatif, judiciaire et médico-social du mineur et/ou jeune majeur

→ Durée de conservation en base active : 

• 2 ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l'objet de cet accompagnement, (ex. : dernier courriel ou courrier envoyé par la personne concernée/son représentant légal, etc.), sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou cas particulier
• Cas particulier : en cas de décès, les données devront être archivées afin de répondre aux obligations prévues par les dispositions du CSP.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus.

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Instruction et gestion de l’évaluation de la situation de minorité par les services de l’ASE des départements

Voici les durées recommandées par la CNIL : 

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→ Durée de conservation en base active : 

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Le temps de l’évaluation de la situation de minorité.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

• Pour les personnes concernées considérées comme mineur non accompagné (MNA) : se reporter à la durée recommandée par la CNIL dans le cadre de l’accompagnement social et médico-social des mineurs et des jeunes majeurs

• Pour les personnes concernées qui ne sont pas considérées comme MNA : les données utilisées pour l’évaluation seront conservées jusqu’à l’extinction des voies de recours ordinaires et extraordinaires

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Gestion du recueil, du traitement et de l’évaluation des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger

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L'ensemble des données saisies, y compris les aides financières

Ces durées obligatoires sont imposées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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2 ans à compter de la dernière opération enregistrée ou de la dernière mesure sociale décidée, pour l'ensemble des données saisies, y compris les aides financières.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Lorsqu'il existe un recours contre un tiers ou un contentieux, les données sont conservées jusqu'à l'intervention de la décision définitive.

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Informations relatives aux enfants bénéficiant d'actions éducatives en milieu ouvert

Ces durées obligatoires sont ordonnées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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5 ans à compter de la dernière opération enregistrée ou de la dernière mesure sociale décidée

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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À l'expiration de ces périodes, les données sont détruites de manière sécurisée ou archivées dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d'archivage des informations du secteur public pour les organismes soumis à ces dispositions3 , d'une part, ou conformément aux dispositions de la délibération de la CNIL portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d'archivage électronique de données à caractère personnel pour les organismes relevant du secteur privé, d'autre part.

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Informations relatives aux enfants placés

Voici les durées recommandées par la CNIL : 

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→ Durée de conservation en base active : 

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10 ans à compter de la dernière opération enregistrée ou de la dernière mesure sociale décidée

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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À l'expiration de ces périodes, les données sont détruites de manière sécurisée ou archivées dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d'archivage des informations du secteur public pour les organismes soumis à ces dispositions, d'une part, ou conformément aux dispositions de la délibération de la CNIL portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d'archivage électronique de données à caractère personnel pour les organismes relevant du secteur privé, d'autre part.

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Instruction, gestion et versement des prestations sociales légales

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Allocation personnalisée d'autonomie (APA) et aide sociale à l'hébergement (ASH)

Ces durées obligatoires sont imposées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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6 ans après la cessation de son droit à la prestation ou après l’intervention d’une décision définitive en cas de contentieux. 

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Les données pseudonymisées, liées à un numéro, peuvent être conservées au-delà du délai de 6 ans, à des fins de pilotage départemental concernant la connaissance de la population des demandeurs et bénéficiaires de l’APA et de l’ASH ainsi que pour la constitution d’échantillons statistiquement représentatifs prévue à l’article L. 232-21-2 du CASF, visant à rendre possible l’étude des situations et des parcours des personnes y compris lorsqu’elles changent de département.

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Revenu de solidarité active (RSA) : échanges de données entre Pôle emploi et le conseil départemental

Ces durées obligatoires sont imposées par la réglementation.

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→ Durée de conservation en base active : 

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2 mois maximum à compter de la transmission des informations.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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3 ans à compter de leur transmission à Pôle emploi.

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Orientation et accompagnement des bénéficiaires du RSA (assuré par les assistants sociaux, les conseils départementaux, les CAF et Pôle emploi)

Voici les durées recommandées par la CNIL : 

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→ Durée de conservation en base active : 

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• 2 ans à compter du dernier contact avec la personne ayant fait l'objet de l'accompagnement social. 
• Lorsqu'il existe un recours contre un tiers ou un contentieux, les données peuvent être conservées jusqu'à l'intervention de la décision définitive.

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→Durée de conservation en base intermédiaire :

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Sous certaines conditions, voir focus.