Projet d’établissement ou de service : son élaboration en 7 étapes-clés !

Le projet d’établissement ou de service (PE-PS) est une obligation légale pour chaque établissement ou service social ou médico-social.

Défini par l’article 12 de la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002, il constitue à la fois une démarche, un outil et un document de référence permettant de définir la stratégie de votre structure pour les cinq années à venir.

Découvrez les 7 étapes incontournables pour élaborer un PE-PS.

Étape 1 - Se préparer à l’élaboration du PE-PS

Avant de se lancer, il s’agit d’évaluer la capacité de votre structure à mettre en œuvre le projet d’établissement en procédant à une analyse réaliste de vos ressources managériales, techniques et financières.

Cette étape de préparation repose également sur une analyse préalable des caractéristiques, des attentes et des besoins du public ainsi que des ressources du territoire.

Bon à savoir
L’élaboration d’un PE-PS nécessite a minima la mise en place d’un comité de pilotage (COPIL) et l’organisation d’un groupe de travail.

Étape 2 - La réflexion sur les thématiques stratégiques 

À charge du comité de pilotage de choisir avec précision les thèmes ciblés et prioritaires sur lesquels il est important de débattre.

Le COPIL propose un ordre de traitement selon les thèmes choisis et fixe par ailleurs le niveau de production qu’il attend du ou des groupes de travail assignés.

Nos conseils

• Prévoir un compte rendu par réunion par thématique 
• Rédiger une synthèse de la thématique afin de voir les axes qui se dégagent.

Étape 3 - La phase de rédaction

À partir des productions des groupes de travail, il s’agit de procéder à un véritable travail rédactionnel et de produire une version rédigée par une seule personne sur la base d’un plan bien structuré et une écriture homogène.

Étape 4 - les deux phases de validation du projet

La première phase implique le COPIL. Elle consiste à procéder à la validation technique du document (fiabilité des données, conformité des documents, lisibilité, etc.)

La seconde phase, impliquant les instances dirigeantes, va permettre de valider la stratégie du document, à savoir le bien-fondé et réalisme des orientations stratégiques).

Étape 5 - La communication sur le projet d’établissement ou de service

Après la rédaction du projet d’établissement et sa validation, il est important de s’assurer de sa diffusion auprès du personnel. Un document de synthèse pourra être aussi remis à chaque nouvel usager et à son entourage.

À retenir 

Pour que le travail participatif et de dynamique collective se poursuive, le projet doit servir de support dans toutes les réunions avec le personnel, mais également avec les différentes autorités de tutelle ou vos partenaires.

Étape 6 - Le suivi du Plan d’Actions Qualité (PAQ)

Il faut garder en tête qu’après cinq ans, la Direction sera tenue de rendre compte du niveau de réalisation du projet d’établissement.

À cet égard, il est recommandé de mettre en place une instance de suivi du PE-PS, qui peut être le comité de pilotage déjà en place ou renouvelé. 

Pour aller plus loin

⦿ Téléchargez notre Modèle GRATUIT : Plan d’amélioration de la qualité (PAQ)

Notre conseil

Afin de s’assurer que les orientations initiales soient bien respectées, il est nécessaire de prévoir des évaluations intermédiaires. Ce suivi régulier vous permettra en outre de faire un retour d'information sur l'état d’avancement auprès des personnels, des familles et du Conseil de la Vie Sociale (ou du groupe d’expression).

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Étape 7 - L’actualisation du PE-PS

La septième et dernière étape consiste à revoir les projections et objectifs d’amélioration en fonction des contraintes et/ou des opportunités ou des évolutions constatées dans les tableaux de bord. 

Important

L’actualisation du PE-PS correspond à un processus formalisé et identifié selon l’exigence légale prévue par l’article L.311-8 du CASF. 

Mise à jour importante : le Décret n°2024-166 du 29 février 2024

Dans une démarche continue d'amélioration et d'adaptation aux besoins actuels des ESSMS, le nouveau Décret n°2024-166 du 29 février 2024, vient apporter des précisions et des nouveautés essentielles dans l'élaboration et la révision du PE-PS.

Objectifs du nouveau décret : révision du contenu minimal du PE-PS

Ce décret vise à définir un contenu minimal pour le projet d'établissement, garantissant ainsi une base commune pour tous, tout en permettant une adaptation spécifique à chaque structure. Il souligne l'importance de :

• La coordination et la coopération avec d'autres personnes, pour une approche plus intégrée et efficace des services proposés.
• La prévention et la lutte contre la maltraitance en mettant en place une démarche proactive comprenant le repérage des risques, le signalement, le traitement des cas, ainsi qu'un bilan annuel et des actions de communication et de formation du personnel.
• Les conditions d'organisation et de fonctionnement, alignées sur le projet de l'organisme gestionnaire et capables de s'adapter aux évolutions de l'établissement en termes de mission, de cadre juridique, et de réponses aux schémas régionaux.
• Les critères d'évaluation de la qualité essentiels pour mesurer l'efficacité et l'amélioration continue des services.
• La dispensation des soins palliatifs, assurant une prise en charge respectueuse et digne des personnes en fin de vie.
• Les mesures prises en lien avec le Contrat Pluriannuel d'Objectifs et de Moyens (CPOM), pour une gestion optimisée et un engagement clair envers les objectifs à long terme.

Engagement et transparence

Le décret renforce également l'importance de l'établissement et de la révision du PE-PS après consultation du Conseil de la Vie Sociale (CVS) ou toute autre forme de participation, promouvant ainsi un environnement participatif et inclusif. 

Le décret met en avant la nécessité de :  

• La transmission du projet d'établissement aux autorités compétentes 
• Son affichage dans les locaux 
• Sa disponibilité pour le personnel, les partenaires, et les personnes accueillies, assurant une transparence et une communication claire de la vision et des objectifs de l'établissement

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