Conseil de la Vie Sociale (CVS) : son rôle-clé pour votre démarche qualité

Avec la volonté du gouvernement à davantage de transparence pour améliorer la prise en charge des personnes accompagnées en Ehpad, le Conseil de la Vie Sociale est plus que jamais au cœur des discussions. 

Preuve de son importance pour la démarche qualité de votre établissement, le nouveau référentiel d’évaluation de la HAS prévoit un entretien d’1 heure entre l’organisme évaluateur et le CVS. De plus, un décret publié le 25 avril 2022 précise les modifications portées au Conseil de la Vie Sociale et autres formes de participations.

Retour sur le rôle central de cette instance démocratique pour favoriser l’écoute, l’expression et la participation des résidents et de leurs familles à la vie et au fonctionnement de la structure.  

Contexte réglementaire et modifications par décret

Institué par la loi du 2 janvier 2002 (rénovant l'action sociale et médico-sociale) et concrétisé par le décret nᵒ 2004-287 du 25 mars 2004, le CVS permet de renforcer les droits des résidents hébergés dans des établissements médico-sociaux tels que les foyers pour personnes handicapées, les EHPAD. 

Le décret n°2022-688 paru le 25 avril 2022 en précise les modifications pour une entrée en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2023.

Les modifications apportées par le décret :

• Une composition élargie, ouverte à de nouveaux membres internes et à des représentants externes à l’établissement
• L'obligation pour le CVS d’adopter son propre règlement intérieur, qui fixe notamment la durée du mandat de ses membres
• Un élargissement des questions sur lesquelles le CVS doit être consulté.

Le rôle du Conseil de la Vie Sociale

Le rôle du CVS est d’améliorer le quotidien des résidents.

L’instance peut ainsi donner son opinion sur tout ce que concerne la vie d’un établissement. Même si son rôle est purement consultatif, la Direction doit obligatoirement tenir compte de l’avis du comité dans le cadre de l’élaboration ou la révision de documents importants tels que :

• Le règlement intérieur de l’établissement
• Le projet d’établissement.

Et depuis le nouveau décret, le CVS :

• est associé à l’élaboration ou à la révision du projet d’établissement, en particulier de son volet sur la prévention et la lutte contre la maltraitance
• est entendu lors de l’évaluation de la qualité, est informé de ses résultats et est associé aux mesures correctrices
• lorsqu’il est saisi de réclamations sur des dysfonctionnements, son président oriente les demandeurs vers les personnes qualifiées, le dispositif de médiation ou le délégué du Défenseur des droits
• examine chaque année, dans les Ehpad, les résultats de l’enquête de satisfaction réalisée selon la méthodologie de la HAS, qui doivent aussi être affichés à l’accueil.

Notez que seule la direction de l’établissement reste responsable des décisions relatives à la gestion de la structure.

Sur le terrain
Le CVS est un moment privilégié d'échange et d'information. Bien souvent, il permet de répondre à des interrogations qui ne sont pas toujours exprimées au quotidien. Les séances permettent d'éclairer les représentants sur le fonctionnement de l'établissement.

Sur quels sujets le CVS peut exprimer son opinion ?

Le Conseil de la Vie Sociale peut donner son avis sur :

• L’organisation intérieure de l’établissement, la vie quotidienne ainsi que le fonctionnement
• Les modifications de la prise en charge ayant un impact sur les usagers/ bénéficiaires/résidents. 
• Les projets de travaux et d’équipements
• Le relogement (en cas de travaux impliquant une fermeture)
• L’affectation des locaux collectifs
• L’entretien des locaux
• Le programme des animations institutionnelles et socioculturelles
• Les mesures pour favoriser les relations entre les participants
• La nature et le prix des services rendus 

Et depuis le décret du 25 avril 2022 :

• Les droits et libertés des personnes accompagnées
• Les prestations proposées par l’établissement ou le service
• Pour les établissements accueillant en accueil de jour des adultes handicapés, le plan d’organisation des transports.

Quelle est la composition du Conseil de la Vie Sociale ?

Le CVS comprend a minima :

• 2 représentants des résidents des personnes accueillies ou prises charge
• 1 représentant du personnel
• 1 représentant de l’organisme gestionnaire.

Si la nature de l'établissement le justifie :

• Un représentant de groupement des personnes accompagnées de la catégorie concernée d’établissements ou de services au sens du I de l’article L. 312-1 ;
• Un représentant des familles ou des proches aidants des personnes accompagnées ;
• Un représentant des représentants légaux des personnes accompagnées ;
• Un représentant des mandataires judiciaires à la protection des majeurs dans les établissements et services relevant du 14o du I de l’article L. 312-1 ;
• Un représentant des bénévoles accompagnant les personnes s’ils interviennent dans l’établissement ou le service ;
• Le médecin coordonnateur de l’établissement ;
• Un représentant des membres de l’équipe médico-soignante.

Peuvent demander à assister aux débats du conseil de la vie sociale :

• un représentant élu de la commune d’implantation de l’activité ou un représentant élu d’un groupement de coopération intercommunal ;
• un représentant du conseil départemental ;
• un représentant de l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation ;
• un représentant du conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie ;
• une personne qualifiée mentionnée à l’article L. 311-5 ;
• le représentant du défenseur des droits.  

Dans quels établissements sa mise en place est-elle obligatoire ?

Conformément aux dispositions de l’article D. 311-3 du CASF, la mise en place d'un CVS est obligatoire pour les établissements ou services qui assurent un hébergement, un accueil de jour continu, ou une activité d’aide par le travail.

Cette obligation s'applique à tous les ESSMS qui proposent ces modalités d'accompagnement, quel que soit leur champ d’intervention.

De manière générale, sont concernés les structures suivantes :

• Les centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS)
• Les centres de soins, d’accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA) avec hébergement
• Les centres d’accueil de jour pour personnes âgées
• Les foyers de vie pour adultes handicapés
• Les instituts médico-éducatifs accueillant majoritairement des enfants de plus de 11 ans
• Les foyers de jeunes travailleurs (FJT)

Cependant, certaines catégories d’ESSMS proposant un hébergement ou un accueil de jour continu peuvent être exemptées de l’obligation de mettre en place un CVS. 

Dans ces cas, il est impératif qu'une autre forme de participation soit mise en place pour garantir la participation des personnes accompagnées.

Dans quelles structures la mise en place d'un CVS n'est pas obligatoire ?

Certaines catégories d’ESSMS qui proposent un hébergement ou un accueil de jour continu peuvent être exemptées de l’obligation de mettre en place un CVS. 

Dans ces cas, une autre forme de participation doit toujours être mise en place pour garantir la participation des personnes accompagnées.

Selon la réglementation actuelle, la mise en place d’un CVS n’est pas obligatoire dans les situations suivantes :

• Lorsque l’établissement ou le service accueille majoritairement des mineurs de moins de 11 ans.
• Lorsque l’établissement ou le service accueille majoritairement des mineurs placés sous une mesure éducative ordonnée par l’autorité judiciaire, au titre de l’assistance éducative ou du code de justice pénale des mineurs. Cette exemption exclut les ESSMS du champ de la protection de l’enfance qui accueillent majoritairement des mineurs sur décision administrative.
• Dans les lieux de vie et d’accueil (LVA).
• Dans les ESSMS relevant des alinéas 8°, 9°, et 13° de l’article L. 312-1 du CASF, uniquement lorsqu’ils accueillent un public majoritairement allophone et nécessitant le recours à des tierces personnes ou des organismes aidant à la traduction pour permettre la compréhension de leurs interventions.

Malgré ces exemptions, le CVS reste la forme de participation la plus efficace pour garantir le droit à la participation des personnes accompagnées, et sa mise en place est encouragée lorsque cela est possible.

Une structure qui met en place un CVS sans y être obligée va au-delà des attendus : elle peut obtenir une cotation “étoile” sur les critères de l’objectif 1.5. » C’est un bon argument pour encourager les structures exemptées.

Si l’ESSMS n’a pu mettre en place un CVS : que se passe-t-il lors de l’évaluation ? 

Lorsqu’un ESSMS soumis à l’obligation n’a pas pu constituer de CVS faute de candidats, il doit pouvoir présenter un procès-verbal (PV) de carence, dressé par le directeur ou le représentant de l’organisme gestionnaire (article D. 311-7 du CASF). Ce PV atteste qu’une démarche a bien été engagée. L’évaluateur vérifie aussi les modalités des élections qui y ont abouti et la fréquence à laquelle l’opération est renouvelée.

Lors de l’évaluation, l’absence de CVS est prise en compte à deux niveaux :

• Dans la cotation des critères de l’objectif 1.5 du référentiel, consacré à la participation des personnes accompagnées
• Dans la cotation de la grille d’entretien CVS, que Synaé génère pour tout ESSMS soumis à l’obligation, que l’instance existe ou non.

En nous appuyant sur les précisions règlementaires et méthodologiques fournies par la HAS (fiche – L’obligation de mise en place d’un conseil de la vie sociale), voici les différentes cotations en fonction de quatre contextes : 

Cas 1 : PV de carence fourni, et une autre forme de participation collective mise en place.

Les critères de l’objectif 1.5 sont cotés sur la base de la démarche participative mise en place. La cotation est toutefois ramenée à 2 si le PV de carence date de plus de 3 ans. La grille CVS est cotée à partir des réponses des membres de l’instance alternative, sans possibilité d’obtenir le niveau « étoile ».

Cas 2 : PV de carence fourni, mais aucune autre forme de participation collective.

Les critères de l’objectif 1.5 sont cotés à 2, faute de démarche participative, et à 1 si le PV de carence date de plus de 3 ans. La grille CVS est cotée à 1, en l’absence d’interlocuteurs.

Cas 3 : pas de PV de carence, mais une autre forme de participation collective mise en place.

Lorsqu’un ESSMS n’a ni mis en place un CVS ni fourni un procès-verbal (PV) de carence, mais a instauré une autre forme de participation collective, l’évaluation est réalisée de la manière suivante :

Cas 4 : ni PV de carence, ni autre forme de participation collective.

Les critères de l’objectif 1.5 et la grille CVS sont tous deux cotés à 1.

Dans tous les cas, l’évaluateur doit mentionner explicitement dans ses commentaires le non-respect de l’obligation de mettre en place un CVS, pour aider la structure à construire son plan d’actions.

Quel est le fonctionnement d’un CVS ?

Ce conseil doit se réunir au moins 3 fois par an, sur un ordre du jour écrit communiqué au moins 15 jours avant sa tenue.

Notre astuce : Avant de programmer un CVS, pensez à vérifier en amont les disponibilités de chacun. Avec un maximum de membres présents le Jour J, la séance sera d'autant plus enrichissante ! Notez que certains jours et horaires sont à éviter. Exemple : la tenue d'un CVS le lundi matin à 9 h, n'est pas le plus optimal.

Pour qu’un avis soit valablement émis 

Le nombre des représentants des personnes accueillies et des familles doit être supérieur à la moitié des membres. Dans le cas contraire, l’examen de la question est inscrit et reporté à une séance ultérieure.

Si lors de cette nouvelle séance, ce nombre n’est toujours pas atteint, la délibération est prise à la majorité des membres présents.

Établissement des rapports

Chaque séance donne lieu à un relevé de conclusions, établi par un secrétaire de séance désigné parmi les personnes accompagnées (ou, à défaut, parmi leurs familles ou représentants).

Signé par le président, il est soumis à l’adoption du conseil lors de la séance suivante, puis transmis à l’organisme gestionnaire et à l’autorité qui délivre l’autorisation. Il doit pouvoir être consulté par les personnes accompagnées et leurs familles.

Chaque année, le CVS rédige également un rapport d’activité, que son président présente à l’organisme gestionnaire.

Information sur les suites données

La direction ou l’organisme gestionnaire doit informer le Conseil de Vie Sociale des suites données à ses avis et propositions.

Si ces derniers donnent lieu à des améliorations de la vie quotidienne, la formalisation d’un Plan d’Action Qualité (PAQ) s’avère nécessaire. 

L’importance du CVS dans l’évaluation de la démarche qualité de votre établissement

Dans le nouveau référentiel d’évaluation de la qualité commun aux ESSMS, une attention particulière est portée au Conseil de la Vie Sociale.

Il est fait mention que la rencontre avec les membres du CVS permet d’approfondir l’évaluation réalisée et de croiser les différents regards portés sur le fonctionnement de l’ESSMS. 

L’entretien avec les membres du CVS porte sur 10 critères des chapitres 1 et 3 du référentiel. Il n’est réalisé que dans les ESSMS soumis à l’obligation de créer un CVS.

‍‍Pour la méthode, le contenu de la fiche intitulée Guide d'entretien avec les membres du CVS du référentiel HAS précise la teneur de l’entretien entre l'organisme et les représentants du conseil de la vie sociale. En voici un court décryptage :

En amont de la visite d’évaluation

Il appartient aux membres du CVS de se mobiliser afin de recueillir la parole du plus grand nombre d’usagers, de résidents ou personnes accompagnées qu’ils représentent sur les critères qui feront l’objet de l’entretien.

Dans le cadre des autoévaluations

Là encore, le CVS occupe une place de choix.

Possibilité est donnée aux ESSMS de rechercher avec les représentants du CVS, les actions d’amélioration à mettre en place pour favoriser leur participation à la vie de la structure.

Notre conseil
Pour se préparer à recevoir la visite d'un évaluateur, il peut être utile d'adopter une démarche proactive en réalisant des autoévaluations.

Au moment de la visite d’évaluation 

Lors de la rencontre avec les membres du CVS, il appartient à l’organisme évaluateur d’apprécier si l’instance : 

• est engagée dans le développement de la qualité de l’accompagnement des personnes accueillies 
• encourage l’expression et la dynamique de participation des personnes accompagnées dans l’ESSMS 
• est impliquée dans l’ESSMS sur les évolutions proposées dans le fonctionnement et l’organisation de la structure
• a la possibilité d’émettre des propositions sur le fonctionnement de l’ESSMS 
• veille à la bonne circulation des informations. 

Notre point de vue  : La voix des personnes accompagnées, des familles et du personnel doit en effet être écoutée, entendue et respectée.

Cette attention portée renforcera la relation de confiance que vous entretenez avec eux et vous permettra de vous inscrire dans une réelle démarche d'amélioration continue.

Découvrez aussi notre vidéo sur le Conseil de la vie sociale