Pré-rapport évaluation des ESSMS : comment rédiger les observations ?
Dans le cadre de l’évaluation de la qualité, la phase de rédaction des observations constitue une vraie étape pour les ESSMS. Elle permet à l’établissement ou au service de faire valoir son point de vue sur le pré-rapport transmis par l’organisme évaluateur, avant la publication du rapport définitif.
La Haute Autorité de Santé (HAS) a publié une fiche méthodologique dédiée à cette étape. Cet article a pour objectif de traduire les attendus de la HAS en repères clairs, concrets et directement exploitables par les ESSMS.
À quoi servent les observations dans l’évaluation HAS ?
Les observations offrent à l’ESSMS la possibilité :
- d’apporter des précisions factuelles sur le déroulement de la visite
- de nuancer ou compléter certains constats formulés par les évaluateurs
- de s’exprimer sur la cohérence des commentaires et des cotations au regard des éléments produits lors de l’évaluation.
Il est important de rappeler que :
- l’organisme évaluateur reste décisionnaire quant à la prise en compte des observations,
- mais il a l’obligation de motiver et argumenter ses choix dans le rapport définitif.
Les observations sont annexées au rapport final et transmises aux autorités de tarification et de contrôle.
L’observation générale a, en outre, vocation à être rendue publique sur Qualiscope : sa rédaction doit donc faire l’objet d’une vigilance particulière.
Le calendrier à respecter après la visite d’évaluation
La HAS encadre précisément les délais :
- Transmission du pré-rapport à l’ESSMS via SYNAE (dans un délai d’un mois après la visite).
- Délai maximal d’un mois pour que l’ESSMS formule ses observations.
- Transmission du rapport définitif par l’organisme évaluateur.
- Accusé de réception du rapport par l’ESSMS et envoi aux autorités compétentes.
Les deux types d’observations prévues par la HAS
La HAS distingue deux types d’observations, répondant à des objectifs différents dans le cadre de l’évaluation.
1. Les observations par chapitre
Les observations par chapitre permettent de commenter :
- Un critère
- Un objectif
- Une thématique précise du référentiel.
✔️ Ce que l’ESSMS peut faire :
- Apporter des précisions sur des éléments déjà transmis ou observés lors de la visite
- Argumenter le caractère non applicable d’un critère au regard de ses missions.
❌ Ce que l’ESSMS ne peut pas faire :
- Produire de nouveaux documents ou évoquer des actions mises en œuvre après la visite,
- Justifier une cotation uniquement par l’existence formelle d’une procédure
- Corriger a posteriori des pratiques non constatées.
La HAS rappelle que les éléments présentés doivent être connus des professionnels, déployés et évalués dans le cadre d’une organisation structurée.
2. L’observation générale
L’observation générale est une synthèse globale portant sur le déroulement de la visite et la qualité du rapport. Elle doit aborder trois dimensions principales :
- L’organisation de la visite
- Respect du planning
- Prise en compte des contraintes de l’ESSMS
- Articulation des séquences d’évaluation.
- La posture des évaluateurs
- Écoute et respect des personnes accompagnées et des professionnels
- Neutralité, bienveillance, absence de jugement.
- La pédagogie et la méthode
- Questions ouvertes et adaptées
- Capacité à reformuler les éléments d’évaluation
- Prise en compte des observations de terrain.
Une fois transmise, l’observation générale ne peut plus être modifiée. Une relecture attentive est donc indispensable.
Observation ou signalement : la distinction
La HAS distingue :
- Les observations, qui portent sur le contenu du rapport d’évaluation
- Le signalement, qui concerne une suspicion de non-conformité de l’organisme évaluateur ou de ses intervenants.
Un signalement suit une procédure spécifique (courrier à l’organisme évaluateur, information de la HAS et du COFRAC) et ne se substitue en aucun cas aux observations.
Une trame de rédaction lisible pour structurer vos observations
Pour faciliter la rédaction, la HAS propose une trame indicative. Voici une version synthétique et opérationnelle.
Retour sur la visite
- Organisation et déroulement de la visite
- Posture, écoute et pédagogie des évaluateurs
- Connaissance du secteur et du public accompagné
Contenu du rapport
- Exactitude des informations administratives
- Respect de la protection des données personnelles
- Qualité rédactionnelle et clarté des analyses
- Cohérence des éléments d’objectivation (entretiens, observations, analyse documentaire)
Impact sur la démarche qualité
- Identification des axes forts
- Identification des axes de progrès
- Utilité du rapport pour le plan d’amélioration continue de la qualité (PAQ) .
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