Mettre en place une gestion électronique des documents (GED)

Apprenez à mettre en place une Gestion Électronique des Documents (GED) efficace et sécurisée pour structurer, tracer et piloter votre documentation qualité au sein de votre établissement médico-social.

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L’objectif de cette formation

Cette formation vous guide pas à pas dans la mise en œuvre d’une GED conforme, fiable et adaptée à vos besoins. Vous apprendrez à structurer une arborescence documentaire claire, à maîtriser le cycle de vie des documents (création, validation, diffusion, archivage) et à garantir la sécurité et la traçabilité de vos données. Une approche concrète, orientée usages, pour faire de la GED un véritable levier de digitalisation, de performance et de conformité réglementaire dans votre ESSMS.

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4.8

Le taux de satisfaction sur 6 avis

Les objectifs de cette formation

Comprendre le rôle et les bénéfices de la GED.
Structurer une arborescence documentaire adaptée.
Maîtriser le cycle de vie d’un document.
Sécuriser les données et suivre la gestion par indicateurs.

Comment financer cette formation ?

Cette formation relève de la formation professionnelle continue. Elle peut être financée directement par votre établissement ou sur fonds propres.

Module 1

Cadre réglementaire et enjeux actuels

Comprendre les obligations légales et normatives de la gestion documentaire
Identifier les enjeux de la GED : traçabilité, sécurité, qualité, efficience
Situer la GED dans la stratégie de digitalisation et de pilotage d’un ESSMS
Relier la GED aux démarches qualité, gestion des risques et gouvernance

Module 2

Structurer sa gestion documentaire

Concevoir une arborescence adaptée aux besoins de l’établissement
Définir des règles de nommage, de versions et de classement
Organiser les droits d’accès et la circulation de l’information
Mettre en place des bonnes pratiques pour la consultation et la mise à jour

Module 3

Maîtriser les cycles de vie d’un document

Comprendre les étapes de création, validation, diffusion et archivage
Intégrer les règles de conservation, d’archivage et de destruction
Assurer la traçabilité des modifications et la gestion des versions
Sécuriser l’accès et garantir la conformité documentaire

Module 4

Aligner GED et stratégie

Faire de la GED un levier de collaboration et de partage d’informations
Utiliser la GED comme outil de pilotage (indicateurs, tableaux de bord)
Relier la GED aux démarches d’amélioration continue (PDCA, suivi qualité)
Intégrer la GED dans la gouvernance et les processus stratégiques

Module 5

Module 6

Modalités et délais d’accès à la formation

Le processus d’inscription débute par une prise de contact afin d’identifier les besoins de formation et de définir les modalités adaptées. Un devis est ensuite transmis, suivi de l’envoi de la convention de formation à signer en cas d’accord. Quinze jours avant la session, un point est réalisé pour vérifier les conditions d’organisation et s’assurer du bon déroulement à venir. Enfin, le jour J, la formation se déroule selon le programme prévu et se conclut par une enquête de satisfaction auprès des participants.

Les inscriptions sont ouvertes jusqu’à 15 jours avant le début de chaque session, avec possibilité d’adaptation en cas de besoin spécifique. En moyenne, un délai de 2 à 4 semaines est observé entre la demande d’inscription et l’entrée effective en formation.

Modalités de suivi et d’exécution de la formation

Avant chaque formation, un entretien d’analyse permet de cerner précisément les besoins des participants afin d’ajuster le contenu à leurs attentes. Une convocation est ensuite envoyée, détaillant les modalités de déroulement et de suivi. La présence est contrôlée via un émargement, qu’il soit digital ou papier et une enquête de satisfaction à chaud recueille les impressions des apprenants pour évaluer la qualité de la formation.

Modalités d'évaluation

Avant chaque session, une évaluation de préformation permet d’identifier les attentes et besoins des participants afin d’ajuster au mieux le contenu. À l’issue de la formation, une évaluation à froid mesure son impact professionnel dans une démarche qualité globale, complétée par un questionnaire adressé aux managers pour apprécier la pertinence et les effets sur le terrain. Enfin, un QCM d’entrée et de sortie vient mesurer les compétences acquises et confirmer l’atteinte des objectifs fixés.

Votre réussite attestée !

Un certificat de réalisation et une attestation d’assiduité sont remis aux participants dès lors qu’ils ont suivi l’intégralité de la formation.

Méthodes et moyens pédagogiques

L’utilisation des moyens pédagogiques ci-dessous permettent de favoriser l’apprentissage des apprenants :

Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation
Documents supports de formation projetés
Exposés théoriques
Etude de cas concrets
Documents et supports à la fin de la formation
Logiciel qualité intéractif

L'équipe pédagogique

Nos formatrices et formateurs disposent d’une double expertise : une maîtrise approfondie de leur domaine d’intervention et une solide expérience de terrain dans le secteur concerné. Pour chaque projet de formation, le profil le plus pertinent est sélectionné en fonction du thème abordé et du type d’établissement accompagné.

Mettre en place une gestion électronique des documents (GED)

Prix de la formation (HT)

1 200€

Durée de la formation

1 journée

format

Présentiel ou visio

Nombre de participants

1 à 12

Public

Tout professionnel intervenant en ESSMS

prérequis

Aucuns

Nous contacter Télécharger le PDF

La maîtrise documentaire, fondement de la qualité

Mettre en place une GED, ce n’est pas numériser des classeurs : c’est organiser l’information pour qu’elle serve la décision, la traçabilité et la performance collective.

Pierre Bara - Directeur Qualineo Performance

Découvrez le programme complet

Accessibilité aux personnes en situation de handicap (PSH)

Qualineo Performance est partenaire Agefiph. À ce titre, un Référent Handicap est à votre disposition pour toutes vos formations. Si des personnes sont en situation de handicap dans votre établissement, il vous suffit de nous en informer.

Questions fréquentes

Découvrez les réponses aux questions fréquemment posées sur les formations Qualineo Performance.

La formation est-elle finançable via le compte CPF ?

Non, nos formations ne sont pas éligibles au CPF à ce jour. En revanche, elles peuvent être prises en charge via le plan de développement des compétences de votre entreprise et être financées par l’OPCO à ce titre. Contactez-nous : nous vous aiderons à identifier la meilleure option.

Votre organisme Qualineo Performance est-il certifié Qualiopi ?

Oui, Qualineo Performance est certifié Qualiopi pour les actions de formation. Cette certification atteste que notre organisme répond aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et qu’il met en œuvre des processus structurés pour concevoir, organiser et améliorer ses actions de formation. D’ailleurs, la certification Qualiopi est un prérequis pour permettre, selon votre situation, une prise en charge financière via votre OPCO.

Qui anime les formations proposées par Qualineo performance ?

Nos formations sont animées par des intervenants expérimentés du secteur médico-social et du secteur sanitaire, sélectionnés pour leur expertise terrain et leur maîtrise des exigences qualité. Ils s’appuient sur des situations concrètes, des retours d’expérience et des outils directement transposables, pour que vos équipes repartent avec des méthodes claires et immédiatement applicables dans votre organisation.

Peut-on adapter une formation à nos besoins ?

Oui. Nos formations sont conçues pour être ajustées à votre réalité de terrain afin que les apports soient directement utilisables par vous et vos équipes. Avant la session, nous réalisons un échange de cadrage (besoins, attentes, participants, contexte). Cela nous permet de proposer une formation pertinente, concrète et immédiatement actionnable, tout en respectant le cadre pédagogique de la formation.

Combien de professionnels peuvent participer à une formation ?

Nos sessions accueillent entre 1 et 12 professionnels. Ce format à taille humaine favorise les échanges, garantit un suivi personnalisé et permet à chaque participant de progresser à son rythme.

Les formations se font-elles dans nos locaux, ou avec d’autres établissements ?

Nos formations sont proposées en intra-entreprise, c’est-à-dire réservées à vos équipes uniquement (vous ne vous formez pas avec des professionnels d’autres structures). La session peut se dérouler dans votre établissement ou en visioconférence, aux dates qui vous conviennent.