Livret d'accueil ESSMS : contenu obligatoire et modèle exemple

Élaborer un livret d'accueil en ESSMS fait partie des obligations réglementaires depuis la  loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002

Mais c'est avant tout un outil pédagogique au service de la personne accompagnée : rassurer, informer et favoriser son intégration dès son arrivée dans l'établissement ou le service.

Dans cet article, découvrez ce que la réglementation impose, ce que regardent les évaluateurs HAS, et comment construire un livret d'accueil à la fois conforme et réellement compris par la personne qui le reçoit.

Qu'est-ce que le livret d'accueil en ESSMS et pourquoi est-il obligatoire ?

Avant d'entrer dans le détail de son contenu, revenons sur ce qu'est le livret d'accueil et sur le cadre qui le rend obligatoire.

Un des 7 outils obligatoires de la loi 2002-2

Le livret d'accueil est le document remis à toute personne accompagnée, ou à son représentant légal, au moment de son admission dans un établissement ou service social ou médico-social (ESSMS). Il constitue la première source d'information formelle mise à sa disposition.

Depuis la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale, il fait partie des 7 outils obligatoires destinés à garantir les droits des personnes accompagnées. Concrètement, il doit permettre :

• La compréhension de l'organisation générale de la structure : son fonctionnement, ses repères, les bons interlocuteurs selon les besoins.
• La connaissance des droits et libertés fondamentaux de la personne accompagnée.
• Des repères pour la suite du parcours au sein de l'établissement ou du service.

Cadre légal : article L. 311-4 du CASF et circulaire DGAS n° 138

L'article L. 311-4 du Code de l'action sociale et des familles impose la remise du livret d'accueil dès l'accueil, afin de garantir l'exercice effectif des droits de la personne et de prévenir tout risque de maltraitance. Le document doit être remis :

• À la personne accompagnée elle-même.
• À son représentant légal, s'il s'agit d'un mineur.
• À la personne chargée de la mesure de protection juridique, s'il s'agit d'un majeur protégé.

Deux documents doivent y être obligatoirement annexés : la charte des droits et libertés de la personne accueillie et le règlement de fonctionnement. En dehors de ces éléments, aucun contenu précis n'est imposé par les textes.

La circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 du 24 mars 2004 vient compléter ce cadre : elle précise, à titre indicatif, la nature des renseignements qui peuvent utilement figurer dans le livret, en demandant aux structures d'adapter "le contenu, la forme et les modalités de communication du livret d'accueil" à leur organisation, leur accessibilité et le public accueilli.

Livret d'accueil, règlement de fonctionnement, contrat de séjour : trois outils à ne pas confondre

Parmi les 7 outils de la loi 2002-2, trois sont particulièrement sujets à confusion : le livret d'accueil, le règlement de fonctionnement et le contrat de séjour (ou document individuel de prise en charge, DIPC). 

• Le livret d'accueil présente la structure, ses droits et repères essentiels, son organisation générale (sans entrer dans le détail du projet personnalisé ni dans les règles exhaustives de vie collective).
• Le règlement de fonctionnement fixe les règles de vie collective : droits et obligations, règles applicables à la vie en collectivité, mesures en cas de non-respect.
• Le contrat de séjour (ou DIPC) formalise l'engagement individuel et réciproque entre la structure et la personne accompagnée : premiers objectifs personnalisés, prestations, modalités d'accompagnement.

Que doit contenir le livret d'accueil ? (contenu obligatoire et recommandé)

La réglementation distingue clairement ce qui est imposé de ce qui est recommandé à titre indicatif : une nuance essentielle pour ne pas se sentir obligé de tout faire figurer dans le document.

Les 2 documents obligatoirement annexés

En dehors de la remise du livret lui-même, la loi n'impose qu'une seule chose sur le fond : deux annexes obligatoires.

• La charte des droits et libertés de la personne accueillie, qui doit par ailleurs être obligatoirement affichée dans les locaux de la structure.
• Le règlement de fonctionnement de l'établissement ou du service.

Aucun autre contenu n'est imposé par les textes. Pour faciliter les mises à jour, la circulaire recommande de présenter ces éléments sous forme d'annexes plutôt que de les intégrer au corps du livret, une bonne pratique à croiser avec une gestion documentaire qui centralise les versions à jour.

Les informations sur l'établissement (circulaire DGAS)

La circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 du 24 mars 2004 liste, à titre indicatif, les renseignements qui peuvent utilement figurer dans le livret concernant la structure elle-même :

• Coordonnées et accès : situation géographique, différents sites, voies et moyens d'accès.
• Interlocuteurs : nom du directeur ou de son représentant, des responsables d'annexes le cas échéant, du président du conseil d'administration.
• Facturation : conditions de facturation des prestations, lorsque cela s'applique.
• Organisation : organigramme ou organisation générale, coordonnées et missions du service social si pertinent.
• Garanties : assurances souscrites par l'établissement et celles relevant de la personne accueillie ou de ses représentants légaux.
• Recours : liste des personnes qualifiées (art. L. 311-5 du CASF), modalités pour les saisir, numéros des services d'écoute.

Les informations pour la personne accueillie et ses représentants

Un second bloc d'informations concerne plus directement la personne accompagnée et son entourage.

• Formalités : admission, prise en charge, accompagnement (y compris à domicile), sortie, frais de séjour et de transport, dépôts d'argent et d'objets personnels.
• Accueil des proches : conditions d'accueil ou d'hébergement proposées aux proches et représentants légaux.
• Participation : formes de participation des personnes accueillies et de leurs familles, notamment via le Conseil de la Vie Sociale.
• Données personnelles : traitement automatisé des données, droit d'opposition, secret médical et professionnel, voies de réclamation.
• Activités libérales, si applicable : possibilité de recourir au praticien libéral de son choix et conséquences de ce choix, notamment sur les honoraires.

En EHPAD par exemple, ce bloc se traduit souvent très concrètement : horaires des repas, programme des activités et animations, ou encore services annexes proposés sur place comme le passage d'un coiffeur ou d'un pédicure.

Une évolution récente à intégrer : le droit de visite

Le contenu recommandé évolue avec la réglementation, et un exemple récent illustre bien pourquoi le livret doit rester un document vivant. L'instruction du 1ᵉʳ avril 2026, codifiée à l'article L. 311-5-2 du CASF, a renforcé le droit de visite dans les ESSMS.

Concrètement, toute personne accueillie peut désormais :

• Recevoir chaque jour le visiteur de son choix, sans information préalable de l'établissement (sauf si elle le souhaite elle-même).
• Refuser une visite, y compris d'un proche, sans avoir à se justifier.

Cette évolution supprime les horaires de visite imposés et les interdictions pendant les repas ou les soins : l'organisation interne de la structure ne peut plus, à elle seule, justifier une restriction. Seuls des impératifs de santé ou de sécurité strictement motivés peuvent encore la limiter.

Modèle et exemple de livret d'accueil à télécharger

Pour passer du cadre théorique à la pratique, une check-list reprenant les éléments recommandés par la circulaire DGAS/SD 5 n° 2004-138 permet de vérifier, point par point, que rien d'essentiel n'a été oublié dans son propre livret d'accueil.

Cette check-list distingue deux grandes familles d'informations, dans la continuité de ce qui a été détaillé plus haut :

• Les informations sur l'établissement ou le service : présentation, organisation interne, prestations et conditions de facturation, garanties et assurances, ressources et contacts utiles.
• Les informations pour les usagers et leurs représentants légaux : formalités administratives, droits de la personne accompagnée, participation et hébergement, charte et règlements annexés, protection des données personnelles, réclamations.

Elle peut servir de base de travail au groupe pluridisciplinaire évoqué plus haut, que ce soit pour construire un livret d'accueil de A à Z ou pour auditer un document déjà existant avant sa mise à jour.

Ce que regardent les évaluateurs HAS

Au-delà de la conformité réglementaire, le livret d'accueil fait partie des pièces fréquemment demandées lors du pré-audit documentaire d'une évaluation HAS. Mais ce n'est pas sa forme ou son exhaustivité qui sont notées : c'est l'usage qui en est fait au quotidien.

Les 5 points de vigilance des évaluateurs

D'après les retours de terrain d'une évaluatrice, cinq points reviennent systématiquement en évaluation.

• Cohérence avec les pratiques : c'est le point le plus déterminant. Si le livret annonce des visites sans horaire imposé mais que les équipes évoquent en entretien des restrictions informelles, l'écart est immédiatement visible et pénalisant.
• Compréhension par les personnes accompagnées : un livret bien rédigé n'a de valeur que si les personnes accompagnées se l'approprient réellement.
• Mise à jour du document : le livret doit refléter les évolutions réglementaires récentes, comme celle sur le droit de visite, sans pour autant dupliquer ce qui relève du règlement de fonctionnement.
• Articulation avec l'accueil : un bon contenu ne suffit pas, encore faut-il que le livret soit intégré au processus d'accueil (qui le remet, quand, comment il est expliqué).
• Implication du CVS : il ne s'agit pas de co-construire l'intégralité du document, mais de présenter une version déjà travaillée aux membres du Conseil de la Vie Sociale et d'échanger avec eux sur sa clarté.

Changer de regard : le test de compréhension

Une question résume l'essentiel des attentes des évaluateurs : si j'étais une personne accompagnée, comprendrais-je ce document seul·e ? Elle invite à privilégier quatre qualités : clarté, simplicité, repères concrets et ton respectueux.

L'accessibilité ne se résume d'ailleurs pas à un langage simple : une mise en page aérée et des pictogrammes y contribuent aussi. 

Mais accessible ne veut pas dire simpliste : simplifier la forme ne doit jamais appauvrir le fond. La méthode FALC (Facile à Lire et à Comprendre) peut être pertinente selon le public accueilli, mais elle ne s'improvise pas : c'est une méthodologie à part entière qui nécessite une formation dédiée.

À retenir : la loi n'impose pas la forme du livret d'accueil, elle impose la compréhension.

Comment élaborer un livret d'accueil conforme ?

Une fois le contenu défini, sa mise en œuvre repose sur une méthode de travail claire : qui associer à sa rédaction, comment l'écrire, et comment le présenter.

Constituer un groupe de travail

Le contenu du livret d'accueil relève de la responsabilité du directeur de l'établissement, mais sa rédaction gagne à être collective. Un livret rédigé seul par un chef de service ou un référent qualité se ressent immédiatement : il manque l'ancrage dans la réalité de terrain qu'apporte un travail pluridisciplinaire.

Le groupe de travail peut associer :

• Les membres du personnel, idéalement de métiers différents (secrétariat, éducateurs, assistants de service social...).
• Les membres du Conseil de la Vie Sociale (ou du groupe d'expression).
• Les résidents et, le cas échéant, leurs représentants.
• Toute autre personne jugée nécessaire à son élaboration.

Des réunions de préparation permettent de définir les thématiques et l'organisation de la collecte d'informations, le choix de la forme et de la taille du livret, ainsi que la procédure de mise à jour (qui s'en charge, à quelle fréquence).

Style, terminologie accessible et acronymes expliqués

Le livret d'accueil doit être rédigé dans un style facilement compréhensible, avec une terminologie simple et la moins technique possible. Les acronymes utilisés doivent systématiquement être expliqués.

Si sa rédaction fait l'objet d'un travail à plusieurs mains, le style doit être uniformisé pour garder une cohérence de lecture d'une rubrique à l'autre. L'usage d'illustrations, d'infographies ou de visuels est également recommandé pour rendre la lecture plus agréable et faciliter la compréhension de certaines notions.

Mise en forme, lisibilité et mise à jour

Le livret d'accueil doit servir de repère pour la personne accompagnée sur le fonctionnement de son futur lieu d'accueil. Il vaut mieux miser sur la clarté en favorisant l'immédiateté des informations, en évitant les mises en page sophistiquées avec des surcharges de couleurs.

• Une écriture à large vision : un caractère de police trop petit peut devenir un obstacle à la lisibilité, et donc à la compréhension de l'information.
• Une part d'illustrations plus importante pour un livret destiné à des enfants.

Pour que le livret reste identifié comme une source fiable, il doit faire l'objet d'une mise à jour régulière, au fur et à mesure des changements survenant dans la structure. Il est important de définir un protocole en amont et de dater le document, afin que chacun puisse repérer la version la plus récente en circulation.

Les spécificités selon le type d'établissement

Le contenu recommandé reste un socle commun à tous les ESSMS, mais la façon de le décliner change fortement selon le public accueilli. Deux exemples concrets permettent d'illustrer cette adaptation.

Livret d'accueil en EHPAD

En EHPAD, le livret d'accueil se concentre surtout sur des repères très pratiques pour la vie quotidienne du résident, à côté des informations réglementaires communes à tous les ESSMS.

• L'organisation de la vie quotidienne : horaires des repas, informations sur les activités et animations proposées (ateliers mémoire, gym douce...), avec un programme souvent affiché dans les lieux de passage (ascenseur, hall d'accueil) et remis individuellement au résident.
• Les services proposés au sein de l'établissement : passage d'un coiffeur, d'un pédicure, ou d'autres prestations annexes propres au quotidien en établissement.

Le livret y coexiste avec deux autres documents bien distincts : le contrat de séjour, remis au plus tard dans les 15 jours suivant l'admission et signé dans le mois qui suit, et le règlement intérieur, qui fixe séparément les règles collectives (horaires de visite, conditions pour un animal de compagnie...). 

Cette articulation illustre concrètement la distinction évoquée plus haut entre livret d'accueil, contrat de séjour et règlement de fonctionnement.

Public enfant / situation de handicap (FALC)

Pour un public enfant ou en situation de handicap, l'adaptation porte à la fois sur le contenu et sur la forme : les informations à transmettre restent nombreuses, mais leur sélection, leur formulation et leur présentation doivent être pensées pour un lecteur qui n'a pas les mêmes repères qu'un adulte non accompagné.

Plusieurs structures ESAT ont fait ce choix avec des formats très différents :

• Un livret numérique accompagné d'une vidéo,
• Un livret rédigé en FALC 
• Des livrets illustrés, par exemple sous forme de bande dessinée pour un public adolescent, avec une version dédiée aux parents en parallèle.

Ces réalisations confirment un principe déjà évoqué : la loi n'impose pas la forme du livret d'accueil, elle impose sa compréhension par celui qui le reçoit.

Comment remettre et diffuser le livret d'accueil ?

Un contenu bien conçu ne suffit pas : sa remise doit elle-même faire l'objet d'un protocole clair pour garantir une communication réussie auprès de la personne accompagnée.

Il est essentiel que le document soit remis par un professionnel formé, sensibilisé aux enjeux de son contenu (a remise du livret sans explication est à proscrire). 

Pour instaurer une relation de confiance, il est recommandé de prévoir cette remise lors d'un échange oral personnalisé avec le résident et/ou ses proches. À cette occasion, le professionnel peut :

• Indiquer l'objectif du livret d'accueil.
• Énoncer les différentes parties qui le composent.
• Tenir compte des difficultés de compréhension éventuelles de la personne.

Cette diffusion s'inscrit enfin dans une logique d'amélioration continue : un livret jugé satisfaisant à un instant T peut, quelques mois plus tard, révéler des lacunes à l'usage. Ce n'est pas un échec, mais le signe que le document reste vivant, il suffit de le faire évoluer. 

Plusieurs actions simples permettent d'y veiller régulièrement :

• Relire une page avec un regard "personne accompagnée", voire directement avec une personne accompagnée.
• Vérifier la date de mise à jour du document.
• Simplifier une rubrique identifiée comme trop juridique ou trop abstraite.
• Associer le CVS à une relecture ou un échange sur le contenu.
• Tester la compréhension du document auprès de son public.

Un livret d'accueil vivant est un document qui évolue avec la réglementation (comme le montre le récent renforcement du droit de visite) c'est pourquoi rester informé des évolutions du secteur médico-social reste le meilleur réflexe pour le tenir à jour. S'inscrire à la newsletter Qualineo