Depuis l’entrée en vigueur du nouveau référentiel, la traçabilité dans l’évaluation de la HAS est devenue un enjeu majeur pour tous les ESSMS. Comment transformer cette exigence en levier d’amélioration continue ? Quelles preuves sont attendues et comment structurer efficacement cette traçabilité au quotidien ?
Cet article vous propose un décodage des attendus du référentiel, illustré par des réponses concrètes fondées sur l’usage d’une solution métier pensée pour les ESSMS.
Une ressource utile pour anticiper sereinement votre prochaine évaluation.
Comprendre les attendus de la HAS en matière de traçabilité
Avant de structurer sa traçabilité, encore faut-il comprendre ce que la HAS en attend concrètement.
Ce que la HAS entend par traçabilité
Pour la HAS, la traçabilité désigne la capacité d’un ESSMS à fournir des preuves objectives de ses pratiques, de son organisation et de la mise en œuvre de son projet.
Ces preuves peuvent prendre plusieurs formes : documents, comptes-rendus, fiches d’événement, bilans, indicateurs, comptes-rendus de réunions, outils partagés ou encore échanges documentés entre professionnels.
La traçabilité est la condition pour démontrer l’effectivité et la cohérence des actions engagées au service de la personne accompagnée. Elle permet aussi aux évaluateurs d’apprécier la dynamique d’amélioration continue de la qualité, en s’appuyant sur des constats objectivables.
Une exigence transversale à tous les chapitres du référentiel
La traçabilité est requise dans quasiment tous les critères du référentiel HAS, qu’il s’agisse :
- de l’accompagnement personnalisé (ex. : projet mis à jour annuellement)
- de la gestion des risques (incidents, plans d’action)
- du respect des droits (contrats, consentements, RGPD)
- de l’implication des usagers (CVS, enquêtes, recueils d’avis)
- ou encore du pilotage qualité (audits, indicateurs, retours d’expérience).
Ce que doit pouvoir prouver un ESSMS en pratique
Voici une synthèse des éléments de preuve attendus par grandes thématiques :
- Projet et gouvernance : projet d’établissement ou de service, CPOM, rapports d’activités, partenariats
- Droits et libertés : règlements, chartes, fiches RGPD, procédures, formations
- Événements indésirables et réclamations : procédures de signalement, registres, analyses, courriers de réponse, bilans
- Accompagnement et éthique : projets personnalisés, transmissions, supervision, prévention santé, participation éthique
- Participation des usagers : CVS, enquêtes de satisfaction, boîtes à idées, retours d’activités
- Qualité : politique qualité, indicateurs, plans d’action, comptes-rendus, autoévaluations
- Ressources humaines : formations, entretiens, DUERP, fiches de poste, QVCT
- Affichages obligatoires : droits, tarifs, personnes qualifiées, composition CVS, autorisations.
La traçabilité comme vecteur d’efficience et de sens
Pour les ESSMS, assurer une bonne traçabilité ne revient pas à multiplier les documents ou les tâches administratives. Il s’agit avant tout de :
- Valoriser les actions menées au quotidien par les équipes
- Structurer l’information pour qu’elle soit mobilisable, partageable et évolutive
- Piloter la qualité de façon claire et réactive
- Rendre visible l’engagement éthique et professionnel envers les personnes accompagnées.
C’est dans cette logique que s’inscrit Qualineo : transformer la traçabilité en un outil stratégique, vivant et accessible, au service de l’évaluation HAS, mais surtout, au service du sens donné à l’accompagnement.
Les fonctionnalités de Qualineo au prisme des exigences HAS
Le référentiel HAS définit des critères précis. Les fonctionnalités de Qualineo permettent de en apportant les preuves nécessaires au moment de l’évaluation.
La Gestion documentaire
La gestion documentaire de Qualineo permet de centraliser tous les documents essentiels au fonctionnement de l’établissement : procédures, protocoles, notes internes, outils partagés. Chaque document est classé, versionné, daté et facilement accessible selon les droits d’accès.
Exemple d’alignement avec le référentiel :
Les équipes peuvent retrouver rapidement la version en vigueur d’une procédure, comme la conduite à tenir en cas d’événement indésirable ou les modalités de coconstruction du projet personnalisé.
Pourquoi c’est utile ?
- Évite les versions obsolètes et les documents dispersés dans différents dossiers ou postes
- Permet de démontrer l’accessibilité des ressources aux professionnels et leur mise à jour régulière.
- Trace les diffusions, ajouts et modifications : un vrai référentiel documentaire qualité en temps réel.
Les Plans d’actions
Qualineo centralise tous les plans d’actions liés à la qualité : chaque action est documentée, affectée à un responsable, dotée d’un délai, d’indicateurs de suivi et d’un état d’avancement.
Exemple d’alignement avec le référentiel :
Si une enquête de satisfaction révèle un besoin d’amélioration de l’accompagnement au lever, une action peut être créée avec un objectif clair, un responsable identifié (ex. : IDEC), un indicateur (délai de lever < 30 min), et un délai.
Pourquoi c’est utile ?
- Vue d’ensemble en temps réel de tous les plans d’action en cours, par domaine, par service ou par axe stratégique.
- Historique de chaque action : preuve de suivi, de mise en œuvre et d’évaluation des effets.
- Connexion possible avec les événements déclencheurs (incidents, etc.) pour assurer une vraie boucle qualité.
Les Événements Indésirables
Qualineo propose un module structuré pour la déclaration, l’analyse et le suivi des événements indésirables, qu’ils soient mineurs, graves ou à potentiel de gravité. L’outil qualité permet de centraliser les signalements, de déclencher des actions correctives et de conserver un historique consultable lors des visites d’évaluation ou des retours d’expérience.
En complément, l’outil suggère automatiquement des pistes d’actions correctives à partir du type d’événement déclaré, grâce à une analyse intelligente intégrée.
Exemple d’alignement avec le référentiel :
- Lors d’une erreur de distribution médicamenteuse (ex. : inversion de traitement entre deux usagers sans conséquence clinique), l’événement est immédiatement déclaré via Qualineo.
- L’IDE référente mène l’analyse avec l’équipe : contexte, rupture dans la chaîne de vérification, facteurs organisationnels.
- Une action corrective est décidée : renforcement du double contrôle, mise à jour de la procédure, formation ciblée de l’équipe.
- Lors de la visite HAS, l’établissement peut présenter l’ensemble du cycle de gestion de l’événement : fiche de signalement, compte-rendu d’analyse, actions menées, suivi de leur efficacité.
Pourquoi c’est utile ?
- Encourage le signalement systématique et non culpabilisant des événements
- Assure une traçabilité rigoureuse du traitement : de la déclaration à la résolution
- Alimente la cartographie des risques et le plan d’action qualité
- Fait des événements des leviers d’apprentissage collectif, dans une logique de prévention.
