En établissement de santé, la certification délivrée par la Haute Autorité de Santé (HAS) est une étape cruciale, gage de la qualité et de la sécurité des soins.
La visite de l’Expert-visiteur peut générer une pression considérable pour les équipes médicales et administratives.
Pour surmonter ce défi, il existe une nouvelle approche : l’audit inversé. Cette méthode vise à renforcer la cohésion, la confiance et la performance des équipes tout au long du processus de certification.
Merci à Cécile Rayon, Coordinatrice qualité chez Vivalto Santé pour son post qui nous a inspiré l’élaboration de cet article !
Qu'est-ce que l'audit inversé ?
L'audit inversé consiste à renverser les rôles traditionnels dans la préparation à la certification. Plutôt que d'attendre “passivement” les questions des auditeurs externes, les responsables d’équipes prennent l'initiative de simuler les échanges.
Comment ? En analysant en amont les questions qui pourraient être posées à leurs équipes et en réfléchissant avec elles comment répondre aux attendus.
Ce processus, orienté vers la collaboration, permet de se mettre à la place des équipes, de les préparer de manière proactive, tout en réduisant l'anxiété liée à la visite de l’Expert-visiteur.
Les étapes clés de l'audit inversé
On peut identifier trois grandes séquences, pour réussir :
1. Préparation de l’audit par les responsables
Les responsables commencent par étudier minutieusement les critères de certification définis par la HAS.
Cette phase de préparation implique une réflexion sur les questions potentielles, accompagnée de l’analyse des documents internes et des pratiques quotidiennes.
Il s’agit également d'identifier les points forts et les aspects à améliorer, afin d’être pleinement préparé aux éventuelles interrogations des experts visiteurs.
2. Mise en commun avec les équipes
Après avoir élaboré des réponses initiales, les responsables partagent leurs conclusions avec les équipes concernées.
Des ateliers et des réunions sont organisés pour discuter et valider les réponses proposées, permettant d’ajuster les éléments en fonction des retours de terrain.
3. Construction collective
La phase finale consiste à travailler ensemble pour reformuler les questions en scénarios plus spécifiques et à élaborer des réponses structurées et précises.
La coconstruction renforce non seulement la cohésion interne, mais dote chaque membre des équipes des outils nécessaires pour répondre efficacement lors de la visite officielle.
Cette collaboration peut aussi être l’occasion d’adapter certaines procédures ou d’optimiser des processus internes en vue de la certification.
Les avantages de l'audit inversé
Quatre bénéfices majeurs peuvent être identifiés :
Meilleure préparation des équipes
L’une des forces majeures de l’audit inversé réside dans sa capacité à préparer les équipes, tant sur le plan psychologique que technique.
L’anticipation des questions et la répétition des réponses permettent de diminuer le stress des équipes et d’augmenter la précision des réponses. Les professionnels se sentent ainsi plus confiants, prêts à démontrer leur expertise lors de la certification.
Renforcement de la collaboration
La mise en commun des retours et la construction collective des réponses favorisent une meilleure communication entre les différents niveaux hiérarchiques. Ce processus participatif permet de créer une dynamique de travail plus fluide et une synergie renforcée.
Les équipes ressentent un réel soutien et sont davantage impliquées dans la réussite de la certification.
Identification des points d'amélioration
En simulant des scénarios de certification, l’audit inversé permet de repérer rapidement les failles organisationnelles ou procédurales qui pourraient nuire à la réussite de la certification.
Cela conduit à une mise en place rapide d’actions correctives et à une optimisation continue des pratiques internes, ce qui permet d’assurer un haut niveau de qualité tout au long de l’année.
Satisfaction des parties prenantes
L’audit inversé offre aux équipes terrain une reconnaissance de leur expertise et un rôle actif dans le processus de certification. Cette approche valorisante améliore leur satisfaction professionnelle et renforce leur motivation.
Un personnel engagé est un gage de réussite pour l'établissement, non seulement pendant l'audit, mais aussi au-delà, dans le cadre de l'amélioration continue des soins.
