RETEX : comment l’organiser et le mettre en place en établissement ?

En établissement de santé aussi bien qu’en médico-social, le RETour d’EXpérience (RETEX) joue un rôle fondamental pour renforcer la qualité des soins et la sécurité des patients ou des personnes accompagnées.

C’est une démarche essentielle dans un secteur dans lequel les enjeux de sécurité, de gestion des risques et d’amélioration continue sont au cœur des pratiques. 

Découvrez dans cet article comment structurer et mettre en place un RETEX efficace en vous appuyant sur une méthodologie et une communication adaptées.

Définition du RETEX 

Le retour d'expérience (RETEX) est une démarche permettant d'analyser un événement, d'en tirer des enseignements et d'améliorer les pratiques futures. Il repose sur une approche collective et vise à identifier aussi bien les points d’amélioration que les bonnes pratiques à conserver. 

À l’hôpital, en clinique et en établissement médico-social, le RETEX contribue à renforcer la culture de sécurité et à optimiser les processus de prise en charge.

Dans quels cas mettre en place un RETEX en établissement ?

Un RETEX peut être mis en place suite à des événements marquants ayant un impact sur l’organisation, la sécurité des personnes ou la qualité des soins. 

Il peut être déclenché dans les situations suivantes :

• Suite à un événement indésirable grave ou un incident critique
• Suite à une crise sanitaire ou une situation exceptionnelle (ex. : pandémie, catastrophe naturelle)
• À l’issue d’un projet pilote ou d’une expérimentation pour en évaluer l’efficacité,
• Lors de changements organisationnels importants nécessitant un retour d’expérience sur leur mise en œuvre,
• Pour identifier les bonnes pratiques et les difficultés rencontrées dans le cadre de nouveaux protocoles ou procédures.

Le RETEX permet ainsi de mettre à profit les apprentissages et d’améliorer en continu les pratiques professionnelles et la gestion des risques.

Par exemple, en ESMS, une brûlure ou un presque-accident lié à l’eau chaude doit conduire à mettre à jour l’analyse de risque prévue par le DARECS pour prévenir les brûlures par eau chaude sanitaire.

De même, un RETEX peut utilement suivre un contrôle ou une inspection ayant relevé des écarts, comme les contrôles DGCCRF, qui s’intensifient en Ehpad.

Les 5 étapes de mise en œuvre du RETEX

La réalisation d'un RETEX repose sur cinq grandes étapes :

1. Préparation du RETEX

• Définition du périmètre et des objectifs du RETEX
• Identification des acteurs impliqués (direction, encadrement, professionnels de terrain, représentants des usagers)
• Nomination d'un pilote chargé d'animer la démarche et de garantir sa neutralité.

2. Recueil et synthèse des données

• Organisation des données sous une forme compréhensible et exploitable.
• La centralisation des déclarations d’événements indésirables dans un logiciel qualité évite les ressaisies et accélère l’analyse : découvrez les gains chiffrés dans notre guide sur le retour sur investissement du logiciel Qualineo.

3. Analyse collective et élaboration d’un plan d’actions

• Organisation de réunions de discussion autour des éléments recueillis
• Identification des causes profondes et proposition de mesures correctives
• Définition d'un plan d'actions comprenant des objectifs SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporellement défini).

4. Rédaction et diffusion du rapport de RETEX

• Synthèse des éléments analysés et des actions retenues
• Partage du rapport avec l'ensemble des parties prenantes (équipes soignantes, direction, usagers, partenaires externes).

5. Mise en œuvre et suivi du plan d’actions

• Intégration des actions dans la gestion courante
• Suivi des indicateurs de mise en place et d'efficacité
• Réajustement en fonction des résultats obtenus.

Communication sur le RETEX : un prérequis indispensable

Une communication efficace est essentielle à chaque étape :

• Avant : présenter les objectifs pour obtenir l'adhésion des professionnels et usagers
• Pendant : rassurer et expliquer la démarche pour encourager la participation
• Après : partager les résultats et les actions mises en place pour assurer l'appropriation collective.

Utiliser des supports variés (réunions, affiches, intranet) permet d’adapter le message aux différents publics et de renforcer la culture de l'apprentissage.

Découvrez notre vidéo sur l'analyse des événements indésirables

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