Contrôle administratif en ESSMS : points de contrôle et documents à fournir

Le contrôle administratif : un sujet majeur qui inquiète et interroge les directions des Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux (ESSMS). 

Relayées par la presse, de nombreuses vagues de contrôles sur site ou sur pièces sont en cours sur le territoire. Certains de ces contrôles peuvent être inopinés d’où l'importance de bien préparer les équipes.

Qu’est-ce qu’un contrôle administratif ? Sur quels sujets portent les contrôles ? Quelles pièces peut réclamer un agent ? Pour vous répondre, nous nous sommes appuyés sur les précieuses informations apportées par Maîtres Vitour et Naitali du cabinet Accens lors de leur webinaire du 8 juin 2023.

Qu’est-ce qu’un contrôle administratif en ESSMS ?

Le contrôle administratif est une mesure de police administrative encadrée par le Code de l’Action Sociale et des Familles (CASF). C’est le CASF qui autorise les autorités (délivrant l’autorisation à un établissement ou à un service social et médico-social) à pratiquer ces contrôles. 

Pour encadrer ces inspections, le gouvernement a publié le 7 décembre 2022 une instruction (1) destinée aux agents de l’administration explicitant les règles prévues par le CASF en matière de contrôle. À noter que ce pouvoir ne peut être mis en œuvre que sur les activités sociales et médico-sociales de l’établissement encadrées par le CASF.

Bon à savoir

La loi octroie également un pouvoir de contrôle de police spécial au Préfet qui peut diligenter un contrôle dans tous les ESSMS se situant dans son département.

Exemple de cas concret : un Ehpad

Si un Ehpad est autorisé conjointement par le Conseil départemental et l’Agence Régionale de Santé, ce sont les services du Conseil départemental et de l’ARS (un service ou les deux conjointement) qui a (ou ont) compétence(s) pour diligenter ces contrôles. 

Sur quels sujets, quels documents s’effectuent les contrôles ? 

Il faut savoir que l’administration dispose de pouvoirs extrêmement larges en termes de consultation de documents et de recueil des informations. Voici les principaux points de contrôle effectués par les inspecteurs :

Les outils des droits usagers 

Il s’agit des documents relatifs aux outils de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale à savoir et notamment : 

• Le règlement de fonctionnement
• Le contrat de séjour (Ehpad,résidence autonomie…) ou le Document Individuel de Prise en Charge (DIPC) des services d'aide et d'accompagnement à domicile (SAAD)
• Projet d’Établissement ou de Services (PE-PS)
• Le livret d’accueil 

Les règles relatives à la sécurité, au temps de travail

Et, notamment les obligations en matière de :

• Sécurité et incendie 
• Durée et aménagement du temps de travail 

Le processus du circuit du médicament 

Le circuit du médicament peut faire l’objet de plusieurs points de contrôle sur des étapes-clés :  

• La dispensation du médicament
• Son stockage 
• Le contrôle de prise de médicaments
• La conservation des médicaments  

L’inspection peut également porter sur : 

• Les documents type transmission d’informations préoccupantes présentant un danger pour la sécurité et la santé physique et/ou morale des usagers (situation de maltraitance, de harcèlement…) 
• L’ensemble de démarches de vérification des casiers judiciaires (pour les professionnels qui interviennent dans les établissements)

Quelle est l’étendue du pouvoir de consultation d’un agent ?

Comme précisé précédemment, la loi confère un pouvoir très large aux équipes d’inspection et les professionnels peuvent se sentir démunis face aux pièces à présenter. 

Le panel de documents à fournir étant vaste, il est nécessaire d’avoir un classement des documents très rigoureux au sein de l’établissement de manière à être en mesure de les fournir rapidement aux agents.

‍Rassurez-vous, l’ensemble des documents n’est pas à présenter dès le 1ᵉʳ jour du contrôle. Un certain nombre de pièces peuvent être communiquées par mail ultérieurement.

Ainsi, les agents en charge d’un contrôle administratif peuvent : 

• Prendre connaissance de tout document, tout renseignement nécessaire au contrôle. 
• S’entretenir avec des salariés (lors d’un contrôle sur site)
• Avoir accès aux données stockées dans les logiciels ou ordinateurs
• Prélever des échantillons.
  

À noter que 

Les données à caractère médicales et relatives à la prise de médicaments ne peuvent être consultées que par les médecins inspecteurs et les pharmaciens inspecteurs de santé publique. 

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